Tentu saja kita sangat frustasi dan pusing, ketika kita tidak dapat menemukan file yang kita cari. Padahal, anda sudah mencarinya kemana-mana, mulai dari folder satu ke folder lainnya. Mungkin saja, file yang anda cari hilang, atau lebih parahnya lagi, sudah terhapus. Di Windows, sudah tersedia Windows Search untuk mencari file. Tentu saja, mengandalkan search di Windows, anda harus mengetahui nama file tersebut.
Namun, tidak selamanya anda harus mengandalkan Windows Search di Windows. Bagaimana jika anda lupa nama filenya? Cara yang paling tepat adalah dengan mengorganisir file dan folder di Windows Explorer. Windows Explorer sama saja seperti meja kerja anda. Jika meja kerja anda berantakan, maka anda akan susah mencari berkas yang anda inginkan. Untuk itu, merapikan file dan folder akan menjadi solusi yang sangat tepat. Anda tentunya tidak ingin menghabiskan waktu, hanya untuk mencari file bukan?
Saat ini, saya akan memberikan 9 tips yang dapat anda coba, agar file dan folder di Windows Explorer menjadi lebih rapi dan terorganisir. Berikut tipsnya:
Yuk! Lakukan sekarang, jangan ditunda
Mungkin anda berpikir, "Ahh, pasti susah melakukannya. Nanti saja saya lakukan". Tunggu dulu, jangan sampai kalimat itu ada di benak anda, atau lebih buruknya lagi anda sama sekali tidak membaca artikel ini. Menjadi lebih terorganisir, hanya membutuhkan sedikit kemampuan anda, namun memakan waktu yang lumayan lama. Tapi, jika sudah selesai, maka anda bisa menikmati file dan folder yang rapi seumur hidup anda. Jadi, lakukan saja sekarang, tanpa menunda-nunda.
Anggap saja file dan folder di komputer adalah kamar anda. Ketika anda memiliki barang baru, dimanakah anda menaruhnya, di meja, di kasur, di lantai, atau tempat lainnya? Tentu saja, anda haru dapat berpikir, dimana tempat yang tepat untuk menaruhnya, agar terlihat rapi dan gampang terlihat.
Gunakanlah folder, jangan menaruh file sembarangan
Sebagai contoh, ada teman saya yang memiliki flash disk. Di flash disknya, semua file ditaruh berantakan, karena tidak memakai folder. File tersebut terlihat berantakan dan tidak teratur. Maka, akan lebih susah nantinya mencari file. Untuk itu, membuat folder menjadi solusi.
Dengan memberikan folder, anda bisa melakukan kategorisasi terhadap file. Misalnya, anda memiliki sebuah gambar, maka anda menaruhnya di folder "Gambarku", dan jika anda memiliki aplikasi atau software, anda menaruhnya di folder "Softwareku". Sehingga, ketika anda ingin menemukan file itu kembali, anda bisa melihat folder tersebut.
Gunakan fitur Library dengan benar dan bijak
Di Windows 7 dan Windows 8, sudah tersedia Library yang memungkinkan anda menyimpan file disana. Pastikan semua file dan folder yang anda masukkan ke library, sesuai dengan nama library tersebut. Misalnya, anda memiliki folder library bernama "My Music". Pastikan, hanya file audio dan musik saja yang anda masukkan. Sedangkan file lainnya, anda taruh sesuai dengan jenis file tersebut. Dengan demikian, file tersebut akan mudah diakses di kemudian hari.
Mengorganisir menurut kategori
Salah satu cara untuk mengatur file dan folder adalah menurut kategorinya, atau menurut jenisnya. Misalnya, anda memiliki file dokumen dari sekolah atau dari kuliah. Anda bisa mengaturnya, mana file yang dari Microsoft Word, dan mana file yang dari Microsoft PowerPoint. Tentu saja, file musik, video, dan foto anda pisahkan dari sana.
Seperti terlihat pada gambar diatar, file dan folder yang saya miliki sangatlah teratur. Sehingga, saya tidak pernah bingung mencari file yang saya inginkan.
Mengorganisir menurut tanggal
Mengorganisir menurut tanggal juga sangat membantu, namun tips ini tidak saya rekomendasikan. Alasannya, karena jika anda melakuakn pencarian file, dan sebelumnya anda memberi nama foler sebuah tanggal, seperti "04-04-2013", tentu saja anda tidak mengetahui konten atau file apa yang ada di dalamnya. Mau tidak mau, anda harus membuka folder tersebut untuk melihat isinya. Lebih buruk lagi, jika di dalam folder tersebut, berisi berbagai macam file.
Jika menurut anda mengorganisir menurut tanggal sangat membantu, usahakan anda memberikan deskripsi di awal atau di akhir dari tanggal tersebut. Misalnya "Liburan 04-04-2013" agar membantu anda mengetahui isi dari folder tersebut.
Jangan memakai subfolder terlalu banyak
Subfolder sangat penting untuk mengorganisir file. Disini, saya memberi contoh cara membuat subfolder yang cocok yang dapat dicoba untuk menyimpan file pekerjaan anda. Folder pertama yang harus anda buat di 'My Documents' adalah nama pekerjaan anda, folder proyek kerja anda pada folder nama pekerjaan anda, lalu folder nama proyek atau tanggal proyek di folder proyek kerja, dan begitulah seterusnya. Sebagai contoh, anda dapat melihatnya dibawah ini:
Namun, anda harus berhati-hati dengan jumlah subfolder yang anda buat, karena jika terlalu banyak, bisa menjadi pekerjaan yang cukup melelahkan untuk mencari suatu file di banyak folder. Jika anda memiliki folder yang ingin anda cepat diakses, cobalah menaruh folder tersebut satu atau dua folder sebelumnya, seperti pada gambar diatas.
Memberikan nama File dan Folder: Pendek, namun tepat
Aspek penting lainnya dalam mengorganisir file dan folder adalah penamaan folder. Cobalah memberikan nama folder yang pendek, namun sedetail mungkin anda langsung mengerti, apa saja isi dari folder tersebut. Jika anda ingin membagikan folder tersebut kepada orang lain, anda tentu saja tidak mau direpotkan orang itu bertanya kepada anda, dimana file tersebut ditaruh. Dengan penamaan yang pendek, namun mendetail, orang lain dapat mencari file dengan mudah. Sebagai contoh, janganlah memberi nama folder "berkas - berkas sekolah", namun berilah nama folder "Sekolah". Selain itu, penamaan dengan memberikan kapitalisasi pada awal kata, akan menjadikan folder terlihat lebih rapi.
Lalu, didalam folder Sekolah, anda bisa menaruh folder lagi, menurut file apa saja yang ada. Misalnya, anda bisa menaruh folder SD, SMP, atau SMA anda, sehingga anda bisa membedakan, mana file sewaktu anda SD, dan mana file sewaktu anda SMP.
Mengakses File dan Folder dengan cepat
Seperti yang saya katakan sebelumnya, janganlah terlalu banyak memakai subfolder. Karena, akan menyulitkan anda untuk mencari folder yang tepat. Usahakan organisir folder anda dengan baik, agar anda dapat mengaksesnya dengan cepat.
Menggunakan "Preview Pane"
Di Windows Explorer, ada berbagai cara untuk melihat file secara sementara. Dan juga, anda bisa mengurutkan file menurut tanggal, nama, dan lain sebagainya. Namun, tentu saja anda tidak langsung mengetahui, sebenarnya data apa saja yang ada di file tersebut. Dengan menggunakan Preview Pane di Windows Explorer, melihat file menjadi lebih mudah.
 |
| Preview Pane ketika menggunakan file gambar |
 |
| Preview Pane ketika menggunakan file PDF |
Fitur lainnya yang tak kalah menariknya di Windows Explorer adalah menggunakan fitur "Favorites". Jika anda menaruh folder di Favorites, anda dapat mengakses folder tersebut dengan cepat. Anda bisa melakukan klik dan drag ke Favorites untuk menaruh folder tersebut.
Jump List
Windows 7 dan Windows 8 memiliki fitur unggulan, yaitu Jump List yang memungkinkan anda untuk menaruh semua folder favorit anda langsung di taskbar. Anda dapat mengakses Jump List dengan mengklik kanan icon Windows Explorer di taskbar. Untuk menambahkan folder baru di Jump List, klik dan drag folder tersebut dan arahkan ke taskbar.
Mengorganisir Desktop dengan Fence
Sebelumnya, saya sudah memberikan tutorial tentang Fence ini. Fence adalah sebuah aplikasi yang dapat mengatur semua shortcut, file, dan folder di desktop. Anda bisa mengkatagorikan shortcut sesuai dengan fungsi dari masing-masing program. Jika anda memiliki banyak sekali shortcut di desktop anda, Fence sangatlah berguna bagi anda. Namun, terlalu banyak shortcut tidaklah saya sarankan, karena akan menganggu.
Pastikan, jangan terlalu banyak shortcut di desktop anda. Pilahlah, mana shortcut yang benar-benar anda butuhkan. Jika sudah anda pilah, gunakan fence untuk mengaturnya.
Melakukan kompresi terhadap File dan Folder yang jarang atau tidak pernah digunakan
Daripada anda menghapus file yang tidak digunakan, akan lebih baik jika anda melakukan kompresi terhadap file tersebut. Siapa tahu, anda membutuhkannya di kemudian hari. Dengan melakukan kompresi, file tersebut akan tetap berada di komputer anda, namun sedikit menggunakan space harddisk anda.
Setelah anda melakukan kompresi file dan folder, dimanakah anda menaruhnya? Itu semua tergantung dari jenis file dan folder yang anda kompresi. Jika yang terkompresi adalah file gambar, anda bisa menaruhnya di folder "My Picure". Lalu, di My Picture, anda bisa menambah lagi folder baru dengan nama "Old" atau "File Lama".
Untuk software kompresi, saya sarankan memakai software PeaZip. PeaZip adalah software kompresi Open Source dan dapat anda gunakan dengan bebas. Anda dapat mengunduh PeaZip dibawah ini:
Menghapus file duplikat
Tak tahu mengapa, terkadang saya menemukan file yang sama dalam komputer saya. Tentu saja hal tersebut sangat membuang space harddisk dan tidak efisien. Tapi, yang paling sering adalah ketika saya sebenarnya sudah memiliki file tersebut, namun saya unduh kembali di internet, yang membuat terdapat file duplikat.
Software untuk menghapus file duplikat sangat banyak, tergantung selera anda. Tetapi, saya sering memakai
Anti Twin untuk melakukan tugas tersebut.
Sekian artikel hari ini untuk pembaca setia blog saya. Semoga, dapat bermanfaat bagi pembaca sekalian. Tetap kunjungi awan-berbagi.blogspot.com, Pusat Informasi Komputer dan Windows.
